A proximidade da implementação da reforma tributária tem evidenciado fragilidades nos processos fiscais de empresas brasileiras. A menos de nove meses da entrada em vigor do modelo de Imposto sobre Valor Adicionado dual (IVA dual), muitas companhias ainda operam com baixa eficiência e forte dependência de atividades manuais.
Pesquisa realizada pela empresa V360 revela que 62,2% das organizações levam mais de 20 dias para registrar notas fiscais em seus sistemas, enquanto 22,3% ultrapassam o prazo de 30 dias. Apesar disso, 87% afirmam possuir alto nível de automação, o que indica uma discrepância classificada por especialistas como “falsa automação”, quando há digitalização, mas ainda com necessidade de intervenção humana.
O estudo, que ouviu 355 profissionais de médias e grandes empresas, mostra que 63% das companhias processam mais de 10 mil notas fiscais por mês, o que amplia os impactos de eventuais falhas operacionais.
Na prática, a automação ainda ocorre de forma parcial. Embora 61% das empresas consigam captar notas fiscais automaticamente, apenas 49% realizam o registro sem interferência manual. Isso se deve à dependência de integrações adicionais nos sistemas de gestão empresarial (ERP), que ainda exigem validações e ajustes antes da finalização dos processos.
A análise também identificou falhas na conferência de documentos fiscais. Apenas 48% das empresas realizam verificação completa das notas, comparando informações como valores, itens e quantidades com os pedidos de compra. Outras 44% fazem checagens incompletas, enquanto 8% operam de forma totalmente manual.
Esse cenário eleva riscos como pagamentos indevidos, inconsistências fiscais e perda de controle interno, especialmente em organizações com grande volume de operações.
Com a reforma tributária, a tendência é de aumento da pressão sobre essas estruturas. As empresas precisarão adaptar seus sistemas para conviver simultaneamente com regras antigas e novas, além de lidar com tributos como a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), que compõem o novo modelo.
Em 2026, a reforma entra em fase de testes, com aplicação de alíquotas simbólicas de 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS, valores que serão compensados nos tributos atuais. A partir de 2027, os impostos sobre consumo começarão a ser gradualmente substituídos, enquanto as novas alíquotas serão elevadas progressivamente.
Mesmo nesse período inicial, as exigências acessórias já passam a valer. As empresas deverão destacar os novos tributos nas notas fiscais, preencher campos adicionais e informar corretamente a classificação de produtos e serviços. Medidas temporárias também foram adotadas, como a suspensão de multas pela ausência dessas informações nos primeiros meses de adaptação.
Especialistas avaliam que, diante desse cenário, a automação deixa de ser apenas uma ferramenta operacional e passa a ter papel estratégico. Empresas com processos mais integrados tendem a responder com maior agilidade às mudanças, enquanto aquelas com estruturas fragmentadas podem enfrentar aumento de custos, erros e dificuldades na adequação ao novo sistema.